목차
1. Power Automate 넌 뭐니?
2. Power Automate 대표적인 사용 예
3. 결론
오늘은 윈도우에서 기본적으로 지원하는 파워 오토메이트(Power Automate, 구 Microsoft Flow)에 대해서 알아보겠습니다.
1. Power Automate 넌 뭐니?
요즘 많은 분들이 자동화에 대해서 관심을 갖고 있습니다. 단순 반복 작업은 최대한 자동화에 맡기고, 좀 더 중요한 의사결정에 집중하는 업무 방식이 자리를 잡아가고 있습니다.
이러한 흐름에 발맞추어서 Microsoft에서도 Windows 운영체제 기본적으로 자동화를 지원하는 프로그램을 기본 지원하고 있습니다.
Power Automate는 기본적으로 Microsoft와 Google의 서비스를 좀 더 편리하게 지원하지만, 이 외에도 다양한 클라우드 및 웹서비스를 HTTP 요청이나 API를 활용하는 방식으로 사용이 가능합니다. 그러나 그 세부적인 사용 범위가 워낙 다양하여서 처음 이 기능을 사용하는데 있어서 적응하는 기간이 필요해 보입니다.
그리고 휴대전화 메시지 알림 서비스 같은 경우는 대부분 유료 서비스로 제공되기 때문에 무료로 알림을 받고 싶으시다면 스마트폰에서 Power Automate, Teams 등의 앱을 설치하셔서 앱을 통한 푸시 메시지를 수신하실 수 있습니다.
Power Automate는 특정 이메일에 대한 휴대전화 등으로 알림, 데이터 업데이트, 단순 반복 작업 자동화 및 업무 흐름 자동화 등 다양한 업무 자동화를 통해 여러분의 시간과 노력을 절약해 드리는 것이 목적입니다.
Power Automate는 일반적으로 코드 없이도 사용할 수 있지만 일부 자동화 작업에서는 엑셀과 같이 매크로 형식의 문법을 사용해야 하는 경우가 있습니다. 주로 Microsoft 365, Google Workspace, Dropbox, Salesforce 등 다양한 앱과 연동을 지원합니다. 또한 직관적인 UI/UX으로 쉽게 흐름을 설정할 수 있어, 복잡한 코딩 없이 자동화 작업을 설정하고 실행할 수 있도록 하고 있습니다.
Power Automate는 윈도우에 기본 설치되어 있거나 설치가 가능하지만, 웹에서 다양한 템플릿을 쉽게 선택하시고 앱에서 구체적인 설정을 하는 방식으로 사용하기도 합니다. 또한 로그인 시 설치형 프로그램에서 간혹 오류가 발생할 수 있는데 이런 경우 웹에서 로그인 하시고 설치형 프로그램을 자동 실행되도록 하시면 연동이 잘 됩니다.
2. Power Automate 대표적인 사용 예
-이메일 알림 자동화
Power Automate를 활용하여 특정 메일들을 필터링하여 휴대전화 메시지로 알림을 받는다거나, 특정 조건에서 메일을 자동으로 전송하는 등의 자동화를 구축할 수 있습니다.
특정 조건을 충족하는 이메일이 들어올 때마다 자동으로 알림을 받을 수 있습니다. 예를 들어, 중요한 업무 메일이 들어왔을 때 Slack이나 Teams를 통해 알림을 받도록 설정할 수 있습니다.
- 설문 응답 자동화:
또한 구글 폼이나 Microsoft Forms를 통해 중요한 설문을 받는 경우 해당 설문 내용의 특정 조건을 트리거로 조건을 걸어 원하는 설문 결과에 대해 알림을 받을 수 있는데요,
고객 만족도 설문을 통해 응답을 수집하고, 설문 항목 중 특정 점수가 낮은 경우, 담당자에게 자동으로 이메일을 발송하여 즉시 대응할 수 있습니다.
사용 예시)
✅ 설문 응답 자동화 - Gmail 연동
| Microsoft Forms | 설문지 만들기 |
| Excel Online | 응답 기록용 테이블 (OneDrive 또는 SharePoint에 저장) |
| Power Automate | 자동화 흐름 제작 |
| Gmail 계정 | 이메일 발송용 (Power Automate에 연결 필요) |
⚙️ 1단계: Google Gmail을 Power Automate에 연결
- Power Automate 접속 → 데이터 > 연결 → + 새 연결
- Gmail 검색 → 클릭
- 구글 계정 로그인 요청 → OAuth 인증 후 허용
💡 처음 한 번만 설정하면 자동 로그인됨.
📊 2단계: Excel 테이블 준비
- OneDrive에 Excel 파일 생성
- 열 제목 예시:
- 표 범위 전체 선택 → 삽입 > 표 → 테이블 이름 예: 응답표
🤖 3단계: 흐름 만들기 (Gmail 기반)
📌 흐름 이름: 설문 응답 자동 처리 (Gmail 알림)
- Power Automate > + 만들기 > 자동화된 클라우드 흐름
- 트리거 선택:
🔹 Microsoft Forms - When a new response is submitted - 폼 선택: 앞서 만든 설문지
➕ 단계 추가 ①: 응답 세부 정보 가져오기
- Microsoft Forms - Get response details 액션 추가
- Response ID: 트리거에서 받은 응답 ID
➕ 단계 추가 ②: Excel에 행 추가
- Excel Online (Business) - Add a row into a table
- 위치: OneDrive
- 파일: 설문 기록 엑셀
- 테이블: 응답표
- 각 열에 응답값 매핑
➕ 단계 추가 ③: 조건 분기 - 만족도 ≤ 3
- Control - Condition 액션 추가
- 왼쪽: 만족도 값
- 조건: is less than or equal to
- 값: 3
👉 조건이 참일 때 실행: Gmail로 이메일 발송
- Gmail - Send email 액션 추가
- To: 담당자 이메일 주소 (예: yourname@gmail.com)
- Subject: 🚨 불만족 응답 도착
- Body (HTML 사용 가능):
위 @{}는 동적으로 값 넣는 표현식입니다.
👉 조건이 거짓이면 아무것도 안 해도 됨
✅ 최종 흐름 요약
- 폼 응답이 들어오면
- Excel에 자동 저장되고
- 만족도 ≤ 3이면 Gmail로 자동 알림 전송
📌 팁: Gmail 아닌 다른 웹메일(Naver, Daum)은 어떻게?
Power Automate에서 직접 전송은 불가능하지만 아래처럼 우회할 수 있습니다:
| Gmail | Power Automate에 기본 지원 (위 예시처럼 사용 가능) |
| Daum / Naver | Gmail에서 Daum/Naver로 자동 포워딩 설정해서 간접 전송 가능 |
예: Power Automate에서 Gmail로 보내면 → Gmail이 해당 메일을 Daum으로 자동 포워딩
- Excel 자동화 작업
업무에 있어서 빠질 수 없는 것이 엑셀이죠. 셀 수 없이 엑셀의 반복 작업을 하다 보면 내 업무 역량이 부족한 것 같다는 생각이 들 때가 많더라고요. 이러한 엑셀의 단순 반복 데이터를 처리하고 관리하는 일을 Power Automate는 자동화 작업으로 매우 쉽게 처리할 수 있습니다. 예를 들어, 앞에서 예로든 설문 응답을 엑셀 파일에 자동으로 정리하여 입력하거나, 주기적으로 엑셀 데이터를 자동으로 업데이트하는 등의 작업을 해주기도 합니다.
그러나 실행파일 형식의 엑셀에는 접근하지 못하기 때문에 클라우드 기반에서 엑셀을 사용해야 합니다. 구글 시트나 오피스365 또는 OneDrive 같은 서비스를 연동해야 합니다.
- 클라우드 파일 관리 자동화
Power Automate를 사용하여 특정 파일 관리를 자동화할 수 있습니다. 설정한 클라우드로 특정 파일이 업로드되면 지정된 폴더로 이동시키거나, 특정 파일을 다른 시스템으로 전송하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 백업이 필요하다면 간편하게 클라우드 RAID 시스템을 구축할 수 있는 것입니다. 또한 PDF 파일을 받아서 자동으로 텍스트 파일로 변환하는 등의 기능도 사용해 볼 수 있습니다.
- CRM 시스템 자동화
Power Automate는 CRM(Customer Relationship Management) 시스템과 연동해서 고객 관리를 좀 더 편리하게 할 수도 있습니다. 예를 들어, 새로운 고객이 CRM에 추가되었다면, 자동으로 이메일을 보내거나, 후속 작업을 위한 알림을 받을 수 있습니다.
Salesforce나 Microsoft Dynamics 365와 같은 서비스를 연동하여 새로운 고객 정보가 등록되면 자동으로 담당자에게 이메일을 보내고, 담당자에게 고객 유형별로 후속 작업을 알리는 기능을 만들 수 있습니다. 고객의 피드백이 발생하였을 때도 마찬가지로 유형과 중요도를 선별하여 해당 담당자가 바로 알 수 있도록 메시지, 메일 전송을 할 수 있겠습니다.
3. 결론
사람은 단순한 작업을 오랜 시간 반복하게 되면 필연적으로 실수를 하게 되어 있습니다.
또한 그러한 작업을 잘할 수 있다고 하더라도 이제는 굳이 사람이 직접 모든 것을 처리하는 것은 불필요한 시대가 되었습니다.
사람은 좀 더 중요한 의사결정에 집중하고 어렵지 않지만, 실수할 여지가 있고 단계가 많은 일들은 컴퓨터와 AI가 인간보다 월등하게 잘 해내고 있으니까요.
이러한 작업을 도와주는 것 중의 하나인 Microsoft의 파워오토메이트(Power Automate)를 사용해서 여러분들의 윈도우 업무 환경을 좀 더 프로페셔널하게 구축해 보시길 바랍니다.